Prowadzenie organizacji pozarządowej to nie tylko realizacja szczytnych celów i misji społecznej , ale również szereg obowiązków administracyjnych, wśród których kluczową rolę odgrywają księgowość i podatki. Specyfika działania NGO, opierająca się na darowiznach, dotacjach i pracy wolontariuszy, wymaga szczególnego podejścia do finansów. Prawidłowo prowadzona księgowość to fundament zaufania darczyńców i partnerów , podstawa do rozliczania dotacji i gwarancja zgodności z polskim prawem, którego nieznajomość nie zwalnia z odpowiedzialności. Pamiętaj, nie musisz być ekspertem, ale znajomość fundamentów pozwoli Ci skupić się na tym, co najważniejsze – realizacji misji. 

Obowiązki księgowe NGO – kogo dotyczą?

Księgowość jest obowiązkowa dla każdej organizacji pozarządowej, niezależnie od jej wielkości czy zakresu działalności. Dotyczy to zarówno dużych fundacji, jak i małych stowarzyszeń, które nie prowadzą działalności gospodarczej i utrzymują się wyłącznie ze składek lub darowizn. Podstawą prawną jest tutaj ustawa o rachunkowości, która nakłada na NGO obowiązek ewidencjonowania wszystkich zdarzeń finansowych oraz sporządzania odpowiednich sprawozdań.

Dwie drogi księgowości: Pełna czy uproszczona (UEPIK)? 

Każda organizacja, niezależnie od wielkości, musi prowadzić ewidencję finansową. Podstawą prawną jest ustawa o rachunkowości. Do wyboru są dwie formy:

• Pełna księgowość – obowiązkowa dla organizacji prowadzących działalność gospodarczą lub przekraczających określone limity przychodów. Wymaga prowadzenia szczegółowych ksiąg i sporządzania rocznych sprawozdań finansowych.
• Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPIK) – dostępna dla mniejszych organizacji, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jest to znacznie prostsza droga niż pełna księgowość, stworzona dla podmiotów bez skomplikowanych operacji finansowych. W praktyce polega na sumowaniu przychodów (darowizny, składki) i kosztów (wynajem, materiały). Kluczowa zasada jest jedna: każdy przychód i koszt musi być poparty dokumentem (fakturą, paragonem, przelewem). Porządek w dokumentach to podstawa spokoju w finansach organizacji.

Obowiązki podatkowe w NGO – nie tylko CIT-8

Panuje mit, że organizacje pozarządowe są całkowicie zwolnione z podatków. To nieprawda. Podstawowym obowiązkiem większości NGO jest coroczne składanie w urzędzie skarbowym deklaracji CIT-8. To w niej organizacja przedstawia swoje całoroczne przychody oraz koszty i wykazuje, czy osiągnęła dochód.

Deklaracja CIT-8 jest jednak tylko narzędziem. A jakie podatki mogą dotyczyć organizacji?

• Podatek CIT (od osób prawnych): To główny podatek, któremu podlega NGO. Kluczowa informacja jest jednak taka, że dochód, który organizacja przeznacza na swoje cele statutowe (np. warsztaty, pomoc potrzebującym), jest zazwyczaj zwolniony z opodatkowania. To właśnie udowadnia się w deklaracji CIT-8.
• Podatek PIT (od osób fizycznych): Obowiązek pojawia się, gdy NGO staje się pracodawcą. Zatrudniając na umowę o pracę, zlecenie czy o dzieło, organizacja musi pobierać i odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy swoich współpracowników.
• Podatek VAT (od towarów i usług): Większość NGO nie jest płatnikami VAT. Obowiązek ten może się pojawić, jeśli organizacja rozpocznie działalność gospodarczą i przekroczy ustawowy próg przychodów.
• Podatek od nieruchomości: Jeśli fundacja lub stowarzyszenie jest właścicielem gruntu lub budynku, musi liczyć się z tym podatkiem. Warto sprawdzić w gminie, czy nie przysługują z tego tytułu zniżki dla trzeciego sektora.

A co z Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK)?

Warto również pamiętać o cyfrowej rewolucji w kontaktach z urzędem skarbowym, której symbolem jest Jednolity Plik Kontrolny (JPK). To ustandaryzowany format elektroniczny, w jakim urzędy wymagają przedstawiania danych z ewidencji księgowej.

Chociaż dziś obowiązek regularnego wysyłania plików JPK dotyczy głównie płatników VAT, jego zakres stale się rozszerza, a każda organizacja może zostać poproszona o jego przedstawienie w trakcie kontroli. Dlatego, nawet jeśli Twoja organizacja jeszcze nie musi go generować, warto wiedzieć, że jest to przyszłość raportowania podatkowego. Wybierając program księgowy lub biuro rachunkowe, od razu upewnij się, że są gotowi na obsługę JPK.

Kto może prowadzić księgowość NGO?

Księgowość w organizacji pozarządowej może prowadzić zarówno zatrudniony księgowy, jak i zewnętrzne biuro rachunkowe. Ważne jednak, aby zarząd organizacji był świadomy zasad prowadzenia księgowości i odpowiadał za jej prawidłowość.

5 kluczowych obowiązków 

Najważniejsze zasady, o których musi pamiętać każda organizacja:

1. Rejestruj wszystkie operacje finansowe – każda wpłata i wydatek musi być udokumentowany.
2. Opracuj politykę rachunkowości – to wewnętrzny dokument, który porządkuje zasady finansowe w organizacji.
3. Sporządzaj roczne sprawozdania finansowe – jest to obowiązkowe nawet dla małych organizacji.
4. Składaj deklaracje podatkowe – roczna deklaracja CIT-8 to absolutna podstawa.
5. Przechowuj dokumentację – wszystkie dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez wymagany prawem czas.

Księgowość i podatki w NGO mogą na początku przytłaczać, ale warto postrzegać je nie jako uciążliwy obowiązek, lecz jako narzędzie do budowania silnej i wiarygodnej organizacji. Rzetelne finanse to solidny fundament, który pozwala w pełni skupić się na tym, co najważniejsze – na zmienianiu świata na lepsze. Wiedza w tym zakresie to inwestycja w bezpieczeństwo i rozwój, która zawsze się zwraca.