Autor: Natalia Wiemann

Każda początkująca organizacja pozarządowa powinna znać obowiązujące ją zasady prawne. Zarząd organizacji pozarządowej pełni niezwykle ważną rolę w kierowaniu jej działalnością, obejmującą nie tylko podejmowanie decyzji strategicznych, ale także dbanie o przestrzeganie przepisów i zapewnienie przejrzystości działań organizacji. Najważniejszymi elementami, które każdy członek zarządu powinien znać, są:

• statut organizacji
• obowiązki wobec organów państwowych.
  

Każdy członek zarządu powinien znać statut organizacji. Statut to dokument fundamentalny, który powinien być zgodny z przepisami prawa. Określa on cele, strukturę oraz zasady działalności NGO. Zaangażowanie w działalność organizacji jest podstawową zasadą, którą powinni kierować się zarówno członkowie zarządu, jak i pozostali działacze. Udział w spotkaniach, podejmowanie decyzji czy organizowanie wydarzeń to tylko niektóre z licznych aktywności, w które członkowie NGO powinni być zaangażowani. Ważne jest, aby każdy członek działał zgodnie z celami i misją organizacji.

Kolejną istotną kwestią są obowiązki zarządu w zakresie zarządzania finansami organizacji. Zarząd odpowiada za zarządzanie funduszami oraz regularne sporządzanie sprawozdań finansowych. Raporty te są niezbędne dla zapewnienia transparentności finansowej organizacji. Muszą one obejmować szczegóły dotyczące przychodów, wydatków oraz źródeł finansowania. Odpowiedzialność zarządu obejmuje także przestrzeganie przepisów podatkowych i prawa pracy, zwłaszcza jeśli organizacja zatrudnia pracowników lub prowadzi działalność gospodarczą. Zarząd powinien również dbać o właściwe rozdysponowywanie środków oraz zapewnić, że wydatki są zgodne z celami statutowymi organizacji. Transparentność wydatków oraz odpowiedzialność finansowa są kluczowe dla budowania zaufania wśród darczyńców, sponsorów i instytucji publicznych.

A mówiąc o przepływie funduszy…

Pozyskiwanie finansowania to kluczowy aspekt funkcjonowania każdej organizacji pozarządowej. Aby zapewnić organizacji stabilność i długofalowy rozwój, konieczne jest umiejętne dywersyfikowanie źródeł finansowania. Opieranie się na jednym źródle jest ryzykowne, szczególnie w obliczu zmieniających się warunków rynkowych. Z tego powodu organizacje pozarządowe powinny szukać różnych dróg pozyskiwania funduszy. Dywersyfikacja źródeł finansowania jest fundamentem działalności NGO. Przykładem jest korzystanie z dotacji publicznych i prywatnych, dostępnych na różnych szczeblach – od lokalnych programów wsparcia, przez krajowe, aż po fundusze unijne. Warto pamiętać, że aplikowanie o te środki wiąże się z koniecznością spełnienia określonych kryteriów oraz przedstawienia dokładnych planów projektowych i budżetowych.

Innymi skutecznymi źródłami finansowania są darowizny od osób prywatnych oraz fundraising. Organizowanie zbiórek publicznych, aukcji czy wydarzeń społecznych nie tylko pozwala pozyskać fundusze, ale także buduje zaangażowanie społeczne wokół organizacji. Współpraca z biznesem, np. poprzez sponsoring, może przynieść korzyści zarówno organizacjom, jak i firmom, które chcą realizować swoje cele społeczne.

Coraz popularniejszą formą pozyskiwania funduszy jest crowdfunding, szczególnie wśród mniejszych, początkujących NGO. Platformy crowdfundingowe umożliwiają organizacjom dotarcie do szerokiej grupy darczyńców, którzy mogą wesprzeć różne inicjatywy. Tego typu wsparcie, choć czasem niewielkie, może w sumie przynieść znaczące rezultaty.

Pożyczki i kredyty to opcje, które można rozważyć, jeśli organizacja posiada stabilną sytuację finansową i plan na szybki zwrot z inwestycji. Ważne jest, aby NGO przed podjęciem takiej decyzji dokładnie przemyślało swoją zdolność do spłaty zobowiązań, aby nie narazić się na ryzyko zadłużenia, które mogłoby wpłynąć na jej przyszłość.

Ochrona Danych Osobowych i RODO

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO) stają się coraz bardziej istotne w kontekście organizacji pozarządowych. Każde NGO, które przetwarza dane osobowe, powinno znać zasady dotyczące ich zbierania, przechowywania i wykorzystywania. Niezależnie od tego, czy organizacja gromadzi dane w ramach rejestracji uczestników wydarzeń, członków, darczyńców czy wolontariuszy, musi przestrzegać rygorystycznych zasad RODO.

Zbieranie danych osobowych wymaga uzyskania wyraźnej zgody osoby, której dane są przetwarzane. Zgoda ta musi być dobrowolna, świadoma i jednoznaczna. Ponadto osoby te mają prawo wglądu w swoje dane, ich poprawiania, a w niektórych przypadkach – usuwania. Działania te muszą być transparentne i zgodne z przepisami. Zarządzanie danymi osobowymi wymaga odpowiednich procedur, które zapewniają ich bezpieczne przechowywanie. Dokumenty i dane muszą być przechowywane w odpowiednich systemach zabezpieczeń, aby uniknąć ich wycieku lub nieautoryzowanego dostępu. Organizacje muszą także dbać o to, by ochrona danych była przestrzegana we wszystkich działaniach organizacji, w tym podczas organizowania wydarzeń czy kampanii fundraisingowych.

Ochrona praw autorskich w NGO jest istotnym zagadnieniem, szczególnie w kontekście wykorzystywania materiałów objętych prawem autorskim. Wykorzystanie zdjęć, filmów, tekstów czy muzyki w działaniach organizacji wymaga uprzedniej zgody właściciela praw autorskich. Ignorowanie tych zasad może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.

Podsumowując

Pozyskiwanie funduszy i odpowiedzialne zarządzanie nimi to fundament działalności każdej organizacji pozarządowej. Zarząd oraz członkowie NGO muszą dobrze znać statut, być świadomi swoich obowiązków i działać w sposób transparentny, zgodny z celem organizacji. Współczesne organizacje pozarządowe powinny wykazywać odpowiedzialność w zakresie ochrony danych osobowych i przestrzegania przepisów prawnych, takich jak RODO. Odpowiedzialne i transparentne zarządzanie organizacją jest fundamentem jej sukcesu i długoterminowej działalności.

Założenie własnej organizacji pozarządowej to zwykle proces wymagający dużego zaangażowania oraz znajomości przepisów prawnych. Organizacje pozarządowe odgrywają istotną rolę w społeczeństwie, realizując różnorodne inicjatywy, począwszy od działań charytatywnych po edukacyjne, proekologiczne czy wspierające rozwój lokalnych społeczności.  Zakładając fundację lub stowarzyszenie, nie tylko możesz realizować własne pasje i pomysły na działalność społeczną, ale także aktywnie przyczyniać się do rozwoju lokalnych społeczności. Organizacje mogą ubiegać się o dotacje, realizować projekty społeczne a także angażować wolontariuszy do działań na rzecz dobra publicznego.

W tym artykule znajdziesz najważniejszą pigułkę wiedzy dotyczącej założenia organizacji oraz kluczowe kroki związane z rejestracją oraz wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego.

Pierwszym krokiem przy zakładaniu stowarzyszenia jest jasne określenie celów organizacji. Wizja powinna odzwierciedlać wartości, na których organizacja będzie miała swoje podstawy. Cel działalności natomiast, najlepiej opisać w sposób konkretny i mierzalny.  Dobrze sformułowane cele pomogą przy następnych działaniach, w tym przygotowanie statutu organizacji. Idąc tą wizją następnym działaniem jest przygotowanie statutu. Statut jest to dokument określający zasady funkcjonowania organizacji. W niej zapisane są najważniejsze dane – nazwa, siedziba, cele oraz sposób zarządzania. Statut jest kluczowym dokumentem, który później stanowi podstawę przy rejestracji organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym.

• W przypadku fundacji, statut powinien zawierać informacje dotyczące majątku fundacji oraz wskazanie sposobu jego zarządzania.
• Statut stowarzyszenia powinien z kolei precyzować zasady przyjmowania nowych członków oraz regulować sprawy związane z zarządzaniem organizacją.

Po przygotowaniu statutu należy wybrać odpowiednie osoby, które zaczną pełnić funkcje w zarządzie organizacji. Fundacja wymaga powołania co najmniej jednej osoby, natomiast stowarzyszenie – co najmniej trzech. Warto pamiętać, że wybrane osoby powinny mieć doświadczenie w działalności społecznej oraz być gotowe do pełnienia obowiązków związanych z prowadzeniem organizacji. Skład zarządu jest wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego.

Mając statut oraz zarząd, bez problemu można już zarejestrować organizację w KRS. Jest to kluczowy etap. Aby zarejestrować organizację, należy złożyć wniosek do sądu rejonowego, właściwego dla siedziby organizacji. Wnioski te należy składać w formie papierowej lub elektronicznej. Do wniosku należy dołączyć statut organizacji, listę założycieli oraz dokumenty potwierdzające tożsamość osób reprezentujących organizację. Rejestracja wiąże się z opłatą sądową, która wynosi 250 zł. Po dokonaniu rejestracji organizacja zyskuje osobowość prawną, a wpis do KRS jest podstawą jej dalszej działalności. W trakcie działalności organizacji mogą pojawić się potrzeby wprowadzenia zmian w strukturze organizacyjnej. Zmiany takie jak zmiana adresu siedziby, zmiana zarządu czy zmiany w statucie organizacji wymagają zgłoszenia do KRS. Należy złożyć odpowiednie wnioski i dokumenty, a także uiścić opłatę sądową za te zmiany.

Po rejestracji w KRS, organizacja zobowiązana jest do założenia konta bankowego. Konto bankowe jest niezbędne do prowadzenia działalności finansowej organizacji – przyjmowania darowizn, składek członkowskich oraz realizowania innych operacji finansowych. Aby otworzyć konto, organizacja musi posiadać numer NIP, numer KRS oraz statut. Z konta bankowego organizacja będzie mogła także przeprowadzać wszystkie operacje związane z finansowaniem swoich projektów, a także składać wnioski o dotacje czy realizować umowy z innymi podmiotami. Ważnym krokiem jest rejestracja organizacji w urzędzie skarbowym, w celu uzyskania numeru NIP. Bez tego, organizacja nie będzie mogła prowadzić działalności gospodarczej ani przyjmować darowizn. Wskazane jest również zarejestrowanie organizacji w systemie VAT, jeżeli działalność tego wymaga. Rejestracja w urzędzie skarbowym wiąże się z koniecznością zgłoszenia danych organizacji oraz przedstawienia dokumentów potwierdzających jej rejestrację w KRS. Po finalizacji tych procedur, organizacje pozarządowe mogą ubiegać się o dotacje z różnych źródeł – zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Mogą także prowadzić działalność gospodarczą, organizować zbiórki publiczne, a także otrzymywać darowizny od osób fizycznych oraz innych organizacji. Organizacja musi odpowiednio zarządzać tymi środkami, zgodnie z przepisami prawa oraz celem statutowym. Warto pamiętać, że NGO ma obowiązek składania sprawozdań finansowych oraz merytorycznych do odpowiednich instytucji, takich jak KRS, urzędów skarbowych czy instytucji finansujących. Organizacja musi dbać o zgodność z przepisami i terminowe realizowanie obowiązków sprawozdawczych.

W przypadku, gdy organizacja pozarządowa przestaje pełnić swoją rolę lub nie ma możliwości dalszego funkcjonowania, konieczne jest przeprowadzenie procedury likwidacji. Zgodnie z przepisami, likwidacja NGO wymaga podjęcia uchwały przez zarząd organizacji, a także zgłoszenia zmian w KRS. Organizacja musi przeprowadzić podział swojego majątku, który zgodnie z zapisami statutu, może zostać przekazany na inne cele społeczne lub charytatywne.

Podsumowując
Zakładając fundację, stowarzyszenie lub inną organizację pozarządową, ważne jest, aby przestrzegać obowiązujących przepisów prawnych oraz starannie przygotować się do wszystkich kroków – od opracowania statutu, przez rejestrację w KRS, po pozyskiwanie środków i obowiązki sprawozdawcze. Każdy etap zakładania organizacji wymaga zaangażowania, ale dzięki nim możliwe staje się realizowanie ważnych celów społecznych i wpływanie na ich rozwój.